4/01/13

שקופיות הן עדיין פלטפורמה מצוינת

לפניכם וידוי לא שגרתי: אני אוהב שקופיות. בעולם מלא בוידאו ותיאטרליות יוצאת דופן בכל פינה אני עדיין מתרשם עמוקות מהמושג שקופית. יש משהו כל כך פשוט בשקופית שגורם לי לאהוב אותה. אולי זה בגלל שהיא כל כך פשוטה להרכבה ולהצגה, בין אם בעזרת תוכנה כמו PowerPoint של מיקרוסופט או בעזרת לוחות קאפה מסורתיות, ואולי זה בגלל שכשהייתי ילד נשבתי בקסמי הקומיקס – פורמט השקופיות של אומנות הסיפור. והוידוי הוא לא שגרתי כיוון שבימינו אנו עדים לתפוצת-על של מצגות PowerPoint בידיהם של מיליונים (על פי מיקרוסופט כ-30 מיליון מצגות נוצרות בעזרת PowerPoint בכל יום) שגוררת אחריה השמצה עקבית של המדיום. ההשמצה הזו מוצדקת לחלוטין. למעשה, המושג Death by PowerPoint, שטבעה עיתונאית בשם אנג'לה גרבר (Angela Garber) בשנת 2001, הפך שגור בפי רבים על מנת לתאר כיצד סביבת העבודה הפשוטה לכאורה של מיקרוסופט הפכה את הארוע הקרוי פרזנטציה (לא קובץ המצגת) למשעמם עד מוות. קיימות סיבות רבות לשגשוג והשכיחות הכמעט בלתי נסבלת של שקופיות PowerPoint, אך לדעתי המשמעותית ביותר היא פחד קהל. בעוד שביוון העתיקה השתמשו האורטורים הגדולים בשיטות שונות לשינון נאומים בזיכרון (בעיקר בגלל מחסור באמצעי כתיבה זמינים) – כיום חלק הארי של המשתמשים בשקופיות עושה זאת מכיוון שהשקופיות עצמן משמשות בפתקים להזכיר לדובר מה לומר במהלך המצגת. מין סוג כזה של טלפרומפטר לענייני מבנה המצגת והתכנים שלה. אני באופן אישי, בעיקר בגלל בעיות זיכרון, אוהב לזכור את המצגת שלי בעל פה. לפחות את המבנה שלה. כך אני מרגיש נינוח יותר.

ועדיין, למרות הביקורת העזה והמוצדקת – אני עדיין אוהב שקופיות. יכול להיות שדווקא בגלל שהשימוש בפורמט השקופיות כל כך נפוצה ונעשה בו כל כך הרבה שימוש מוטעה אני אוהב לחפש ולמצוא, כמו מחט בערימה גדולה של מחטים, את הדרכים הנכונות להציג בעזרת שקופיות. הקדשתי לא מעט זמן לסייע לאנשי עסקים הרואים במצגת "רוע הכרחי" ליצור מצגות PowerPoint מוצלחות יותר ולהבין את הכלי הזה לעומק.

אל תבינו אותי לא נכון – שקופיות הן לא העניין. פרזנטציות מצוינות מועברות ללא שקופיות ובעזרת עזרים תכנים אחרים, ולעיתים בעזרת דובר בלבד, נקי מכל תוספות. העניין הוא השילוב שבין הדובר לבין העזרים הטכניים המסייעים לו להעביר את המסר. וכאן, השקופיות נכנסות באלגנטיות לתוך התמונה – לדעתי, יותר טוב מכל מדיום אחר.  ההצלחה כמובן היא ויזואלית. אני, אישית, חולה על תמונות ודיאגרמות במצגות. טקסטים פחות עושים לי את זה. אני לא טוב בלקרוא. במחקר שביצעו Weiss ומ-McGrath בשנת 1992 הם גילו כי אחרי בערך 3 ימים אנשים הצליחו לדלות מזכרונם בערך 10% ממה שהם שמעו לעומת 20% ממה שהם ראו – פי שתיים! אבל הנתון שבאמת עשה גלים מאותו מחקר הוא שכאשר המידע הועבר למשתתפים במחקר באופן חזותי ובשמע במקביל – הם זכרו 65% מהמידע שנמסר להם. ומבחינתי זה סוגר את העניין למה פרזנטציה זה מופע משולב.

לא הרבה יודעים, אבל PowerPoint  לא התחילה את דרכה בתוך חברת מיקרוסופט, ואף לא הייתה תוכנת השקופיות הראשונה. הייתה זו חברת תכנה בשם Forethought Inc שפיתחה את הגרסה הראשונה של PowerPoint והיא נרכשה לאחר שהפכה ללהיט מקומי בארה"ב ע"י מיקרוסופט ומיד שולבה בהצלחה בחבילת ה-Office המפורסמת של החברה. לפני PowerPoint הייתה זו חברת HP שפיתחה תוכנה לעריכת שקופיות שנקראה Bruno – אבל היא לא זכתה להצלחה רבה.

ובכלל, להרבה מאיתנו אין בכלל זכרון של השקופית המקורית: זו שסידרנו בתוך מקרן שקופיות בעל תוף מסתובב. השקופית נקראת "שקופית" כי היא הייתה שקופה – אור מתוך נורת ליבון חזקה שטף דרכה והקרין את התמונה שהודפסה עליה על גבי קיר. באנגלית לשם מקור אחר: המילה Slide נובעת דווקא מצורת הפעולה של מקרן השקופיות, פירוש המילה Slide היא "להחליק", ואכן כך, כל שקופיות "החליקה" פנימה והחוצה אל ומתוך מקרן השקופיות. הגלגול הבא של השקופית היה "שקף" (באנגלית Transparancy). השקפים הונחו על מקרן והוקרנו דרך מנגנון של עדות ומראות על קיר או מסך. גם כאן השם מתאים למדי מכיוון שאור עבר בפועל דרך השקף השקוף ברובו. ואז הגיעה PowerPoint וחוללה מהפכה.

בימינו אנו צצות אלטרנטיבות לפורמט הידוע של שקופיות באופן די קבוע. Prezi היא רק דוגמה אחת. סרטוני וידאו או Flash (זן שהולך ונעלם, ובצדק) הן דוגמאות נוספות. זה נכון ש-Prezi שונה מהותית מ-PowerPoint, אבל בויכוח מעמיק עם מומחה מצגות, אני אטען כנראה שגם Prezi למעשה מבוססת שקופיות. לא יודעים מה זה Prezi? הנה:

אגב, רק למען הגילוי הנאות, חוץ מ-Prezi ישנן לא מעט אלטרנטיבות ל-PowerPoint של מיקרוסופט להצגת מצגות על בסיס שקופיות. חלקן מקוונות והן עובדות ממש לא רע: אפשר בקלות להשתמש ב-Google Docs על מנת ליצור מצגת שקופיות טובה. זו מערכת מצוינת כי היא עובדת ללא תקלות והיא תמיד מגובה בענן; Zoho Show היא חלק מחבילת Zoho המפורסמת. אם אינכם מכירים את החבילה – מדובר בחבילת כלים מצוינת לשיתוף פעולה בין צוותים ואפליקציות המיועדות לתפוקה עסקית ממש כמו Google Docs ויש האומרים שהיא עולה עליה; SlideRocket היא תוכנה מעניינת מכיוון שיש לה כמה תכונות מעניינות וממשק די מדליק. כל הכלים הם חינמיים או כמעט חינמיים וישנה אפשרות נוחה לייבא ולייצא מתוך מצגות PowerPoint – שזה תמיד מועיל.

אז למה אני כל כך אוהב שקופיות?
ישנן מספר סיבות בסיסיות שאני חושב שהפורמט של שקופיות הוא פורמט מנצח, והראשונה היא פשטות. גם ליאונרדו דה וינצ'י, אמן  הפרטים והדיוק זכור כמי שאמר "פשטות היא התחכום האולטימטיבי", או בלעז, ”Simplicity is the ultimate sophistication”. ואני כל כך מזדהה עם האמירה הזו כמעט עבור כל דבר שיש בו נגיעה של שיווק ועיצוב. העברת המסר שלנו בשקופית (בין עם בעזרת דיאגרמה, קליפ של וידאו, תמונה או גרף) מפשטת את המסר והופכת אותו לנגיש עבור הקהל שלנו. רובנו חושבים ומנסחים רעיונות באופן של פירוק לגורמים. ומכיוון שכך קל לנו "להעמיס" את הגורמים הללו על גבי שקופיות. וזה הופך את השקופית למשהו טבעי.

סיבה נוספת היא העובדה שבעיני מצגות המבוססות על שקופיות מספרות סיפור טוב. סיפור שיש לו התחלה, אמצע וסוף. סיפור שקל ללוות אותו בעל פה בעת פגישה. קל להשתמש בסיפור הזה לתועלתנו. קל לקבוע לסיפור את הקצב ולשנותו בהתאם לצורך. קל להיעזר בסיפור על מנת להיזכר על מה מדברים.

הסיבה השלישית נעוצה בעבודה שהעברת מסרים טובה חייבת להיחרט בזיכרון ולהשפיע על קהל היעד שלנו. המסר חייב להישאר במוחו של הקהל שלנו אם אנחנו מצפים ממנו שיושפע ממנו בצורה כלשהי ויפעל על פיו. ושקופיות, כאשר הן מבוצעות נכון, הן כמעט תמיד מרשימות יותר ממילים. תמונות ודיאגרמות המוצגות על גבי שקופיות הן לאין שיעור יותר זכירות. דוגמא טובה יכולה להיות מידע סטאטיסטי. מידע סטאטיסטי נתפס כמשכנע ועובדתי באופן מוחץ כאשר הוא מגיע ממקור אמין ומבוסס. שקופיות הערוכות כנדרש יכולות להעביר מידע סטאטיסטי באופן עדיף בהרבה מאשר תיאור מילולי של הנתונים הסטאטיסטיים. ויזואליזציה של נתונים סטאטיסטיים, לדוגמא, מאפשרת לנו בנקל להציג נתונים, לבצע השוואות ולהסיק מסקנות.

ישנן שיטות שונות על מנת להשתמש בשקופית באופן מנצח בעולם העיסקי. אני חסיד של שיטת ה-Zen (מתוארת בצורה יוצאת מן הכלל בספרו של Garr Reynolds בספרו “Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery” ) שהדרך הטובה לתאר אותה היא לתאר מה היא לא וכדי לעשות זאת אשתמש במשפט ששמעתי פעם ממנהל בחברה מפורסמת – "אני אכתוב כל מה שאצטרך להגיד בפרזנטציה על גבי השקופית, אולי אזדקק לתוכן הזה. חוץ מזה, זה בדיוק מה שהמנכ"ל אוהב. ואני לא יכול להרשות לעצמי משהו אחר. ואני חייב לעשות את זה בעשר שקופיות – כי יש לי מגבלה. של עשר שקופיות. קצת צפוף, אבל לא נורא." (אגב, אני תמיד ממליץ למדוד מצגות לפי זמן בלבד, לא לפי מספר שקופיות).

כשאני מלמד את גישת ה-Zen רבים טוענים כי זה לא מתאים להם ליישום בעולם העסקי ומציגים לדוגמא את העובדה שאם לוקחים מצגת, מדפיסים אותה ומגישים אותה כנספח בפגישה (Handout) היא לא ממש מעבירה את המסר. והם צודקים. אבל זו לא בעיה של הפעלת גישת Zen על המצגת – זו בעיה של ציפיות ותכלית. בדיוק כפי שנעילת נעליים בבריכת השחייה לא ממש עוזרת.

בברכת מצגת מוצלחת,

לי לסטר